Я целый месяц жила по совету из учебников тайм-менеджмента, пока не оказалось, что моя жизнь превратилась в крысиные бега

Как успевать все? Специалисты по тайм-менеджменту дают разные советы, как лучше всего организовать свое время, чтобы использовать его максимально эффективно. Один из популярных инструментов — матрица Эйзенхауэра, благодаря которой можно легко определить приоритеты и выполнять задачи в той последовательности, которая была оптимальной.

Я больше месяца жила с адаптированной матрицей приоритетов, которая составлена на основе матрицы Эйзенхауэра, и расскажу ADME, почему в моем случае это не сработало.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, или матрица приоритетов, представляет собой список дел, организованный в виде таблицы с 4 ячейками. Все дела делятся на 2 категории:

• важность;
• срочность.

Исходя из этого задачи помещают в нужную ячейку. Главный приоритет у дел из категории «срочные и важные», их обязательно надо выполнять в первую очередь.

«Важные и несрочные» дела — это текущая работа. В идеале их надо выполнять таким образом, чтобы они не перекочевывали в категорию «срочные и важные», потому что тогда будет настоящий аврал.

Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что у человека, который справляется со своими делами, квадрат «важные и срочные» должен оставаться пустым. Что ж, звучит логично и просто, а главное, появляется надежда наконец-то справиться со всеми делами, которые наваливаются на меня каждый день.

Как использовать матрицу?

Матрица заполняется каждый день в соответствии с приоритетом задач. Список в одной ячейке корректируются: например, дела из категории «важные несрочные» могут перекочевать в «важные срочные», если вы не успели их выполнить вовремя. То, что успешно сделано, просто вычеркивается. В идеале вы должны справиться с каждым пунктом, кроме «неважных несрочных» (на то они и неважные и несрочные).

Я сделала заготовку в текстовом редакторе, распечатала несколько экземпляров и каждое утро старательно заполняла один от руки, а по мере выполнения вычеркивала пункты из списка.

Плюсы:

• четкое структурирование приоритетов;
• список дел дает представление об объеме работы на день;
• когда не знаешь, за что браться вначале, достаточно взять любую задачу из левого верхнего квадрата.

Минусы:

• не всегда понятно, как определить важность и срочность. Даже в рамках одного списка могут оказаться задачи, которые надо выполнить «вот прямо сейчас», и другие, которые спокойно подождут полчаса. Получается, что срочность и важность могут быть разными, и приходится ранжировать задачи дополнительно;
• трудно определить, что вообще надо записывать. Только задачи, связанные с работой? Или нужно отмечать абсолютно все, на что ты собираешься потратить время? Некоторые специалисты советуют записывать то, что служит достижению вашей цели (карьера, успешный проект, учеба), другие не дают конкретных указаний, но в примерах приводят и просмотр сериалов, и звонки друзьям.

Как я поняла, что это не работает

В общей сложности я пользовалась матрицей чуть больше месяца. В первые дни я испытывала гордость за то, что взялась серьезно за организацию своей работы. На 3-й день вообще пришла эйфория, когда я умудрилась справиться со всем списком. Но на этом кончилось все хорошее, и начался сплошной негатив.

Плюсы:

• появилась привычка не просто составлять список дел, но и ранжировать их по приоритету.

Минусы:

• со временем начинается зацикленность на списке дел, все время проверяешь, что именно делать;
• постоянно пытаешься не допустить, чтобы дела переходили в разряд «важное и срочное», все время находишься в стрессе из-за этого, чувствуешь себя «плохим организатором» собственного времени;
• чувство вины, когда начинаешь делать что-то вне списка из-за того, что не подумала включить эту задачу в список (плохое планирование), и из-за того, что хочется делать что-то другое, а не только рабочие задачи;
• дела не кончаются никогда, поэтому появляется ощущение, что время только для дел, не позволяешь себе отдохнуть, любой перерыв воспринимается как признак неудачи и слабости;
• через недели 2 понимаешь, что твоя жизнь состоит только из дел в матрице, ничего для удовольствия, ничего для расслабления.

У меня было четкое ощущение, что я пытаюсь впихнуть всю свою жизнь в эту матрицу. А главное, то, что мне делать нравится, оказывается либо вообще вне списка дел, либо в категории «неважное несрочное», а потому делать это нельзя, пока не кончатся другие списки. Стоит ли говорить, что такого просто никогда не случается!

Почему у меня не получилось?

Матрица — отличная вещь, но в моем случае она не сработала. Из-за нее моя жизнь свелась к работе и только к ней. Написание диссертации и учеба все время находились в «несрочных», и я почти ими не занималась. Я забросила все свои хобби, занятия спортом и даже чтение книг, потому что мне морально было тяжело посвящать им время, зная, что у меня есть невыполненные дела из разряда «важное».

Личная жизнь никак не хотела вписываться в расписание. Такие занятия, как написание рассказов и романа, вообще оказались за бортом, хотя именно они позволяют ощутить личностное развитие, увидеть продукт своего творчества.

Работа для меня — значимая часть жизни, но только часть. Я поняла, что то, что делает меня мной, не находится в списке задач по работе. Я совершила распространенные ошибки тайм-менеджмента:

• пыталась быть идеальной;
• работала без остановок;
• пыталась адаптировать инструмент тайм-менеджмента, который не подходит лично мне.

Как я адаптировала матрицу под себя

Выходом стало понимание, что ранжирование задач по приоритетам для меня не работает. Я стала сортировать их по категориям. Я определила для себя такие категории:

• работа;
• написание диссертации;
• изучение иностранных языков;
• литературные этюды (под этим выражением я понимаю написание статей для собственного блога, работу над романом, создание рассказов и перевод песен с русского на французский);
• домашние дела.

Каждое утро я составляю список дел таким образом, чтобы там были пункты по каждой из этих категорий. В течение дня я добавляю то, что появляется и требует срочного выполнения, и вычеркиваю то, что успешно завершила.

Для меня важным стало понимание, что этот список — ориентировочный. А так как там нет слов «срочный и важный», я не чувствую себя виноватой, занимаясь и другими делами, например собираясь на посиделки с друзьями или проводя время за просмотром фильма вечером.

Деление по категориям позволяет избежать перегибов. Я точно знаю, что я сделала по работе, что по учебе и как движется прогресс в языках. Приоритет я определяю очень просто: насколько это важно для меня сейчас. Если прямо сейчас мне нужно записать четверостишие, которое пришло на ум, я сделаю это, а уже потом вернусь к научной статье, которую надо прочитать. Для меня такая модель матрицы (не по приоритетам, а по категориям) более гармонична. И в то же время она хорошо выполняет свою роль инструмента тайм-менеджмента.

А как вы организовываете свое время и какими хитростями пользуетесь?